Mon organisation au quotidien

Je vous parle très souvent d’organisation sur Instagram. C’est vrai que c’est quelque chose que j’aime particulièrement et qui m’aide au quotidien pour être plus efficiente et productive. J’ai régulièrement des retours à ce sujet sur Instagram, on me demande « mon secret » pour réussir à tout concilier. J’ai donc décidé de vous écrire cet article pour vous partager quelques astuces. Pour que vous puissiez à votre tour optimiser votre temps.

Oui le temps passe trop vite, mais c’est pour tout le monde pareil et personne n’a encore jamais réussi à arrêter le temps. Alors plutôt que de courir sans cesse après le temps, j’ai décidé de prendre les choses en main. Vous le savez, je suis une touche à tout, je m’intéresse à beaucoup de choses et entreprends dans divers domaines. Entre mon emploi de salariée à temps partiel (25h/semaine), mon projet d’entrepreneuriat, mon blog/réseaux sociaux et ma pratique sportive, il me reste peu de place pour moi. Pour réussir à tout concilier, j’ai adopté plusieurs méthodes d’organisation.

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Planifier les impératifs

Chaque dimanche je récapitule tous mes impératifs de la semaine à venir :

• horaires de travail ;
• réunions et rendez-vous professionnels ;
• rendez-vous et évènements personnels (rendez-vous médicaux, déjeuner avec une amie, etc) ;
• séances de sport ;
• …

Je reporte chacun des ces impératifs sur mon agenda. Personnellement j’utilise deux formats différents : le format numérique avec Google Agenda qui me permet d’accéder à mon agenda depuis n’importe quel support et le format papier avec l’agenda My Agenda. Une fois que cela est fait, je complète les plages horaires libres et les consacre à mon projet d’entrepreneuriat. J’ai la chance d’avoir accès à un espace de co-working, je m’y rends donc dès que je ne travaille pas ou que je n’ai pas de rendez-vous extérieurs. Le fait de travailler ailleurs que chez soi, de sortir, de partager un espace avec d’autres entrepreneurs me permet d’être plus productive et efficace dans mon travail. Je travaille seule sur mon projet c’est donc primordial selon moi de m’entourer pour prendre du recul et recueillir l’avis d’autres personnes.

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Répertorier les tâches

Une fois que les plages horaires de ma semaine sont complétées, je note toutes les choses et les tâches sur lesquelles je dois avancer, travailler et que je dois réaliser durant les sept prochains jours :

• professionnel : préparation et organisation des prochaines réunions, prochains évènements, prochaines échéances, prochains concours, réponses aux mails, etc. Pour mon projet d’entrepreneuriat, je me suis fait un rétro-planning pour y voir plus clair et avancer de manière plus structurée ;
• personnel : to do lists pour les différentes tâches du quotidien à prévoir.

Cela peut paraître inutile pour certain(e)s, exagéré pour d’autres, mais cela me permet de libérer mon esprit. Ne pas avoir à penser à ne pas oublier quelque chose en quelques sortes. Vous voyez où je veux en venir ? Par exemple, noter « répondre au mail de … » ou « appeler … », me permet de ne pas avoir à focaliser une pensée sur cette tâche chaque minute jusqu’à ce que je la réalise. Mon esprit est plus léger.

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Planifier les tâches

Toutes ces tâches, je les répertorie dans un seul et même document : un tableau Trello. Il s’agit d’un outil de gestion de projet numérique, disponible en ligne et sur smartphone. Tout comme Google Agenda, y avoir accès à la fois depuis mon ordinateur et mon téléphone portable, à n’importe quel moment, est un réel atout !

Dans ce tableau Trello, j’ai 9 listes qui se séparent en 2 catégories :

• 7 listes correspondant aux 7 jours de la semaine. J’ajoute chacune des tâches précédemment répertoriées au jour correspondant ;
• 1 liste « A PREVOIR » dans laquelle je note les tâches qui se présente au cours de la semaine en cours et qui seront à planifier pour la ou les semaines à venir ;
• 1 liste « FAIT » dans laquelle je transfère chacune des tâches réalisées (qui sont répétives d’une semaine à l’autre pour ne pas avoir à les recréer chaque semaine, comme mes séances de sport par exemple). Pour les autres tâches plus ponctuelles, je les archive.

Trello permet d’ajouter des étiquettes de couleur à chacune des tâches pour plus de lisibilité. Personnellement, j’utilise 4 couleurs : projet pro, blogging, sport et perso. Il est aussi possible de se mettre des deadline, des check-lists, etc. J’utilise ces options pour d’autres tableaux et notamment un tableau consacré à mon projet professionnel.

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S’organiser pour être plus efficiente

Mais vous vous demandez peut-être pourquoi je fais tout ça ? Pour moi, m’organiser de cette manière me permet de me libérer l’esprit, mais aussi du temps. Je ne l’ai d’ailleurs pas notifier, mais j’essaie de plus en plus de planifier des plages horaires pour MOI. Que ce soit pour cuisiner, pour de la lecture, pour un moment en famille, etc. Je réserve aussi quelques heures dans mon emploi du temps pour les imprévus, car oui, nous ne pouvons pas tout prévoir et planifier.

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Vous en savez maintenant un petit peu plus sur mon organisation, j’espère que ça vous aura intéressé et donné quelques pistes à explorer pour votre propre organisation. J’aime expérimenter de nouvelles méthodes, de nouveaux outils régulièrement, je serai donc amenée à modifier ma méthode si cela me permet de l’optimiser davantage.

A très vite,

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